TRES GRANDES DESAFÍOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS GLOBALES.

GESTIÓN

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Tres grandes desafíos en la gestión de proyectos globales

Mayo 23, 2016

Tradicionalmente la gestión de proyectos de las compañías se enfocaba en el manejo de metodologías, el desarrollo de competencias técnicas y la búsqueda del logro de objetivos. El entorno global ahora plantea exigencias adicionales en la gestión de equipos multiculturales que, incluso, pueden estar en diferentes latitudes para desarrollar actividades de alto impacto en el adelanto de negocios con sus respectivos stakeholders, de diferentes intereses y necesidades.

De acuerdo con Jorge Zubieta, gerente senior de consultoría de Ernst & Young Colombia, “cada vez es más común contar con aliados y proveedores, e incluso personal lejos de las fronteras geográficas y culturales del negocio. Por ejemplo, un producto que se diseña en Italia, se desarrolla en la India, se fabrica en China y se comercializa en América Latina, con recursos provenientes de Dubái y gestión netamente colombiana”.

Esta situación ha requerido que los gerentes de proyectos afronten tres grandes desafíos: lograr el trabajo en equipo y compromiso, asegurar una comunicación efectiva y gestionar todo el proceso basado en resultados.

Trabajo en equipo

La mayoría de los conflictos en un plan de trabajo se presentan por falta de una definición clara de las reglas básicas, y en un proyecto global en el que confluyen varios idiomas de forma simultánea, así como diversidad de costumbres laborales, no hay mejor aliado que la comunicación escrita y esta debe aprovecharse para definir reglas de trabajo, de ejecución y participación en reuniones, metodologías en la publicación de documentos, la gestión del conflicto y el gobierno, la supervisión y la retroalimentación de las actividades.

Desde el inicio es importante que el equipo se conozca, por esto es recomendable destinar un lugar centralizado con los perfiles personales, la experiencia y los conocimientos de cada miembro del equipo. Igualmente, es recomendable hacer público un documento con las definiciones e información básica del proyecto, como un ‘brief’, de forma que cualquier nuevo miembro pueda tener un abordaje y una conexión más rápida y fácil con los retos y el compromiso.

Comunicaciones efectivas

Al desarrollar reuniones se deben considerar las costumbres culturales, por ejemplo el tiempo inicial de saludo, las actividades o acciones para “romper el hielo”, la inclusión de pausas, los días festivos y por supuesto los horarios laborales; esto generará grandes ventajas para programar correctamente la agenda de trabajo. Para la ejecución utilice videoconferencias, las técnicas de lluvia de ideas, así como compartir previamente la lista de participantes, los temas a tratar y el material base necesario para que todo el equipo esté en igualdad de condiciones de participación.

Al finalizar, es recomendable publicar los resultados, como notas y diagramas utilizados. Las reuniones de seguimiento y monitoreo se ejecutarán de forma más eficientemente si los participantes pueden consultar el plan de trabajo y su avance en línea. Igualmente es positivo que durante la reunión se promueva la participación y la generación de opiniones, resaltando las interdependencias y riesgos, promoviendo la toma de decisiones, verificando conclusiones y compromisos, y publicando el acta o informe final.

¿Cómo gestionar los resultados?

Algo que se suele suponer erróneamente es la definición de las expectativas de los resultados y sus revisores. Es clave que esas expectativas sean acordadas desde el inicio y que sean conocidas por todos los interesados, para que al momento de aceptar el producto éstas metas se revisen de forma adecuada por las personas idóneas.

 “Las tecnologías han evolucionado vertiginosamente en las últimas décadas, por ejemplo los sitios en intranet, las herramientas colaborativas en línea para gestión de proyectos, los repositorios documentales, los foros y las redes sociales, junto con soluciones para gestión en la nube y aplicaciones móviles, entre otros, serán los grandes aliados para superar estos desafíos cada vez más comunes”, afirma Zubieta.