LA IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EMPRESARIAL.

¿Goza su compañía de un protocolo empresarial?

En el mundo de la empresa cuando se fijan objetivos y estrategias se cuida mucho el aspecto económico y su rentabilidad. Pero también se tiene que asegurar algo muy importante: que aquello que se va a realizar cumpla con las expectativas o cubrir las necesidades de los clientes y los trabajadores.

Así lo afirma Lola García, directora de Soluciones Eficaces de la multinacional Microsoft, tras considerar que en el mundo de los negocios las corporaciones por pequeñas o medianas que sean deben cuidar su imagen.

Seguramente, afirma la ejecutiva, usted se preguntará por qué se ha comenzado hablando de rentabilidad. Estoy convencida –dice- que la utilización del protocolo en la empresa, hará que cualquier inversión para este menester, resulte productiva.

En este momento, quizás se esté preguntando: ¿por qué y para qué el protocolo en las empresas? ¿Qué beneficios me aporta? ¿Qué conseguiré con ello?

Promueve la identidad corporativa. Cuidar el buen desarrollo de estas actividades, que permita organizar las relaciones institucionales con clientes, proveedores, colaboradores, medios de comunicación o instituciones públicas, debe estar contenido en un elemento fundamental como es, la Identidad Corporativa, que permita mejorar las relaciones hacia dentro y hacia fuera de la propia organización.

Esta Identidad Corporativa, no sólo se consigue con el establecimiento de una marca, unos colores corporativos, una uniformidad, etc., sino marcando además, un Estilo Propio de actuar por parte de la organización, una manera singular de organizar los actos, que esté en consonancia con todas las demás actuaciones empresariales en el campo del marketing, la comunicación y de las relaciones externas.

Las empresas que consiguen diferenciarse de su competencia tienen más fácil el camino hacia el éxito. Unas lo consiguen por el servicio que prestan, otras por la marca y algunas por su logotipo o colores corporativos, pero la verdadera diferencia debe verse representada en todos y cada uno de los aspectos comunicacionales de la empresa, desde el mensaje del contestador automático, hasta las declaraciones del Director o Directora General en la prensa. Un distintivo conjunto e inequívoco que proclame al unísono desde cualquiera de los rincones de la organización y posicione a la empresa sin fisuras.

Si esto está funcionando, ¿no sería lógico que los esfuerzos de las empresas tendieran a trabajar en estos aspectos?  La respuesta es sí. Las organizaciones para diferenciarse y para dar mayor seguridad, calidad o compromiso a su mercado, establecen normativas como la norma de calidad ISO 9000 o normas medioambientales como la ISO 14000, entonces ¿no sería conveniente establecer dentro del marco de cada empresa un Manual de Protocolo y Comunicación?

Crear un conjunto de normas, recomendaciones, metodologías y prácticas de cortesía, contribuirán definitivamente al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera de la misma, y servirán para reforzar el estilo propio, el cuidado de los detalles y la personalidad única de la organización.

Esto será posiblemente gracias a una de las mejores inversiones que puede realizar una organización. Analice con atención estas cuestiones: la tecnología está al alcance de todos los competidores, la efectividad en la gestión de costos también.

Las técnicas de marketing y promoción son fáciles de copiar pero el estilo de una organización, de su gente, la cultura corporativa, son cuestiones únicas de cada empresa. Si desarrolla un estilo propio y diferente, gestiona bien la cultura y comunicación corporativa, conseguirá una diferenciación, difícil de abatir, de imitar por los competidores... Es la propia personalidad corporativa de su organización.

¿Y cómo comenzar la carrera ganadora? Creando el Manual de Protocolo y Comunicación corporativa, una herramienta que va mucho más allá, del logotipo o los colores corporativos.

Este manual ha de convertirse en un elemento fundamental de la comunicación interna y externa, concretando en él, todos los aspectos que conforman las actuaciones protocolarias de la organización. Un manual que se regirá por una serie de criterios básicos adaptados a las características generales de la empresa, basados en su dimensión, su misión, sus valores, composición de personal, sector de actividad y de otras muchas cuestiones, que conformarán la personalidad y el estilo que se quiere dar a la organización.

En este momento, a lo mejor usted está pensado: está claro que esto puede funcionar pero implica un costo.  ¡No es un costo, es una inversión. ¿Cuántas cosas que merezcan verdaderamente la pena no implican un esfuerzo o una inversión? Esta herramienta trabaja en el medio plazo y evidentemente, los resultados no se ven de hoy para mañana, pero dígame: ¿está diseñada su organización para acometer un mercado, vender rápidamente y luego desaparecer?, o por el contrario, el objetivo es perdurar en el tiempo y crecer... Si está en el segundo caso, esta herramienta será vital para su supervivencia.