DESDOBLAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACION

Objetivo: Mejorar el proceso de toma de decisiones comerciales.
Función básica: Planear, organizar y evaluar el manejo de la información comercial
Proceso que se encarga de evaluar permanentemente de identificar los problemas o
necesidades del mercado.
ACTIVIDAD TAREA
Recoger.
Es la encargada de
levantar los datos que
se encuentran
dispersos a nivel
interno y externo de la
organización.
Definir el objetivo de la recolección (para que?).
Definir el tipo de información que se requiere. (Que?)
Establecer las fuentes que van suministrar los datos que se requieren.
Identificar los métodos, técnicas instrumentos y procedimientos más eficientes
para recoger los datos
Cada cuanto recoger (permanente, esporádica) y durante cuanto tiempo son
aspectos que debe quedar claros en el proceso de recolección. De igual forma
se debe establecer el volumen y la cantidad de datos que se requieren.
Cada una de las fases anteriormente definidas debe tener un responsable de su
ejecución.
Acción de agrupar o recolectar los datos
Procesar
Consiste en ordenar,
organizar y disponer la
información para su
análisis.
La organización de la información se encarga de ordenar y disponer los datos
de tal forma que se facilite su procesamiento.
Establecer los criterios para el ordenamiento y disposición de la información.
Registro de los datos en matrices o software que faciliten el acceso y
manipulación de la información.
Clasificación de los datos.
Elegir entre los datos aquellos que se consideran mas adecuados o mejores
para un fin determinado.
Tabulación de la información.
Combinación y mezcla de variables.
Identificar y aplicar el conjunto de técnicas estadísticas para procesar los datos.
Representar los datos y demostraciones por medio de figuras y signos y los
datos numéricos por medio de líneas que muestran la relación entre ellos.
Analizar.
Consiste en examinar
o estudiar
detalladamente cada
uno de los datos que
constituyen un
fenómeno específico.
Identificar y aplicar las técnicas de análisis mas apropiadas para cada tipo de
información.
Interpretar: Explicar el sentido de los datos, sacar deducciones del asunto
examinado y establecer las causas que mejor explican el fenómeno o problema.
Comparar: Cotejar y establecer las semejanzas y las diferencias entre 2 o mas
datos.
Establecer la valoración de la información
Almacenar la información.
Socializar
Transferir y promover
las condiciones y
propiedades
particulares de los
resultados del análisis
de la información, para
que se reviertan en
beneficio de toda la
empresa.
Clasificar la información a socializar.
Identificar el público objetivo.
Distribuir la información antes de la plenaria.
Convocar el grupo.
Realizar plenaria.
Relataría de las conclusiones y decisiones.
Convertir el conocimiento tácito (el que sabe un trabajador especifico) en
explicito (conocimiento documentado y replicable), para convertirlo en un activo
estratégico de la empresa
GESTION EMPRESARIAL
Adolfo León López Gómez.
adologo@gmail.com Móvil 3117724482
Medellín - Colombia
Decidir El oficio del directivo conlleva la toma de decisiones con un cierto grado de
riesgo económico en un marco estratégico definido por la propia empresa y en
un entorno económico-social predeterminado. La idoneidad de estas decisiones
estará en función de la preparación, experiencia, personalidad e información
que posea el directivo.
Perfeccionamiento y maduración del negocio de la empresa.
Selección de las actividades económicas que mejor se ajusten al negocio.
Definición de estrategias y políticas comerciales, producción y administrativas,
Políticas comerciales, de producción y administrativas.
Elaboración de planes, programas y proyectos
El proceso de toma de decisiones: Independientemente del grado de responsabilidad
todo ejecutivo ha de saber hoy en día tomar una decisión importante para su empresa
de forma racional y metódica. La realidad me sigue demostrando que el impulso y la
primera impresión sigue marcando enormemente la forma de actuar en una compañía.
En principio lo definiremos como aquel proceso racional y continuo mediante el cual,
partiendo de ciertos datos y realizando un análisis y una valoración sobre la
conveniencia y las consecuencias de las posibles soluciones alternativas respecto a un
determinado objetivo o problema, se efectúa la elección final.
Parte de la formación de un directivo consiste precisamente en el entrenamiento en
este proceso continuo, y su capacidad se mide teniendo en cuenta la toma de
decisiones válidas, en situaciones de emergencia y bajo la urgencia del tiempo. Para
toda organización, es básico disponer de un método científico de decisión que pueda
suplir las eventuales limitaciones de datos, de conocimientos o de capacidad de análisis
por parte de sus directivos. Normalmente, se distinguen seis fases en el proceso de
decisión:
• Identificación del problema (el problema existe).
• Análisis del problema (búsqueda de las causas).
• Búsqueda y estudio de soluciones alternativas.
- Identificación de alternativas.
- Evaluación de alternativas.
- Elección de la solución más conveniente.
• Elaboración del plan.
• Ejecución de la solución elegida.
• Control de los resultados reales tras aplicar la solución.
Un problema surge cuando existe una desviación entre lo que teníamos previsto que
sucediera y lo que realmente pasa. A este respecto, he de comentar que muchas
empresas confunden las consecuencias con el problema y, a lo que realmente hay que
dar solución, es a este último. La fase siguiente comprenderá el análisis de las causas
del problema, para ello se buscarán los datos necesarios, se estudiarán las
interrelaciones y se pasarán de las causas primarias a otras, de mayor nivel, hasta
llegar a las últimas que expliquen la desviación: ¿alguna causa externa a la
organización es la responsable?, ¿fallo en los recursos?, ¿problema organizativo?,
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¿dificultades con la competencia?, ¿cuáles son los factores críticos que han
desencadenado el problema?.
El proceso de decisión continúa con la búsqueda de los posibles tramos de acción a los
que se puede optar y con la posible solución, así como con la determinación de su
coste, duración, ventajas e inconvenientes y, principalmente, sus consecuencias e
implicaciones para la organización. Incluso la no actuación constituye una posible
alternativa que ha de tenerse en cuenta.
Planteadas las posibles alternativas, se adoptará la que satisfaga unos requisitos
mínimos de aceptabilidad, como son la exigencia de menos recursos, el menor
coeficiente riesgo/ventajas de la solución, la oportunidad, el menor esfuerzo... La
elección de la mejor solución no significa que el problema esté resuelto, sino
simplemente que la decisión está lista para la acción. Hay que tener en cuenta que la
mayoría de las decisiones son ejecutadas por quienes no las toman; por tanto, es
importante saberlas comunicar a los colaboradores que son los que van a ejecutarlas;
esto supone traducirlas en reglas e instrucciones precisas y concretas, asegurarse de
que han sido asimiladas y poner a punto las acciones organizativas derivadas de ello.
Por último, nos queda marcar los medios de control exigidos por la solución, que nos
indicarán si el problema se resuelve con la decisión tomada. Este control permitirá al
directivo comprobar su calidad, identificar rápidamente sus errores, asegurarse de que
es ejecutada efectivamente, observar los cambios ocurridos desde que se tomó la
decisión inicial y adaptarse a ellos.
Diferentes formas de decidir
Por estudio del problema: Como acabamos de ver sería la forma que garantiza un mayor éxito.
Por experiencia: En muchas ocasiones, las decisiones de ayer pueden ayudarnos hoy, pero siempre
habrá que tener en cuenta la variabilidad de las situaciones para poder adaptar la situación.
Por intuición: Esta forma es muy utilizada sobre todo en el ámbito de Internet, donde el mercado aún no
está claramente definido y las situaciones varían constantemente.
Por rutina: No debería utilizarse nunca. Hay que tratar de ver cada situación como si fuera un nuevo reto
para no caer en la monotonía y para adecuar las resoluciones a las características de cada problema.
Por presión emotiva: En el ámbito empresarial no es conveniente tomar decisiones pensando con el
corazón en vez de con la cabeza.
Por normativa reglamentaria: Las formas nos vienen dadas sin que exista ninguna posibilidad de
modificarlas.
Por comodidad: Otra forma que no debe emplearse, pues supone una minimización del problema y
puede acarrear desastrosas consecuencias.
Por omisión: Es el método que empleamos cuando decidimos frases del tipo «ya veremos lo que se
puede hacer» o «tengo que pensar algún día qué hacer con esto».
Por democracia: Son las decisiones tomadas por consenso, teniendo en cuenta la opinión de los demás
y valorando en grupo cuál es la mejor opción.
Por azar: En la empresa no conviene dejar en manos del destino la solución de los problemas. El destino es caprichoso.